Guia
Como trocar de administradora sem dor de cabeça
Trocar de administradora é menos complicado do que parece, desde que a ordem seja respeitada: decisão, aviso, transição e conferência.
Artigo de exemplo escrito para esta apresentação. A SIVICO revisa e assina antes de publicar. [autor e data: confirmar]
Quase todo o receio de trocar vem de não saber por onde começar. Na prática, a troca segue sempre a mesma ordem, e cada etapa tem um responsável. Este guia mostra quem decide, como comparar propostas e o que costuma dar errado.
Por que os condomínios trocam
Um dos motivos mais citados é a falta de transparência. O balancete chega e ninguém consegue explicar uma linha. O conselho pergunta e a resposta não vem. O comprovante nunca aparece.
Logo depois vêm o atendimento e os erros que se repetem. É ligar e cair cada vez com uma pessoa diferente. É boleto com valor errado, guia paga com atraso, multa que o condomínio não precisava pagar.
Se o problema é pontual, uma conversa franca com a administradora atual pode resolver. Se ele se repete há meses, é hora de olhar outras propostas.
Quem decide
Quem representa o condomínio é o síndico. Mas contratar uma administradora é passar a ela parte das funções do síndico, e o Código Civil diz como isso acontece:
“O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.”
Traduzindo para o dia a dia:
- A convenção manda. Ela pode pedir um quórum especial, prever outro caminho ou dar mais peso ao conselho. Leia a do seu prédio antes de tudo.
- A assembleia aprova. Se a convenção não disser outra coisa, a troca entra na pauta de uma assembleia. Se a convenção não pedir quórum especial, a decisão é por maioria, com as regras de presença e de peso dos votos que o Código Civil e a convenção definem.
- O conselho ajuda a escolher. Quando existe, ele tem o papel que a convenção der a ele. Em geral, é o lugar certo para comparar propostas e levar uma recomendação à assembleia.
- O síndico assina. Aprovada a troca, é ele quem assina o contrato novo e avisa a administradora atual, em nome do condomínio.
Como comparar propostas
Duas propostas com o mesmo valor mensal podem entregar coisas muito diferentes. Antes de comparar o preço, compare o que está dentro dele.
O que precisa estar escrito
- Quais serviços estão incluídos: financeiro, cobrança, departamento pessoal, contábil e fiscal, assembleias e orientação legal.
- Quantas assembleias por ano entram no valor, e se alguém da administradora participa delas.
- Quando chega a prestação de contas, em que formato e se vem com os comprovantes.
- Quem atende o síndico no dia a dia, por qual canal e em quanto tempo.
- Em nome de quem fica a conta bancária. O mais seguro é uma conta só do condomínio, no CNPJ dele.
- O prazo de aviso prévio e se existe multa para sair.
O que costuma ser cobrado à parte
Cada administradora tem a sua regra. Os extras que mais aparecem são:
- assembleias além das previstas no contrato;
- tarifa por boleto emitido;
- honorários de cobrança judicial;
- certidões, segundas vias e cópias de documentos;
- serviços pontuais, como acompanhar uma obra ou uma vistoria.
Peça essa lista por escrito, junto com a proposta. E peça também um balancete de exemplo: é o documento que o condomínio vai receber todo mês. Se não der para entender agora, não vai dar depois. Veja como ler um balancete.
A ordem das etapas
Etapa 1 de 5
Conversa
O síndico e o conselho anotam o que não está funcionando e pedem propostas por escrito a duas ou três administradoras.
Etapa 2 de 5
Assembleia
A troca aparece no edital com todas as letras, por exemplo: “deliberar sobre a contratação de nova administradora”. Assunto fora da pauta pode ser questionado depois.
Etapa 3 de 5
Aviso prévio
Com a ata em mãos, o síndico avisa a administradora atual por escrito, no prazo que o contrato dela pede. Para os moradores, nada muda nesse período.
Etapa 4 de 5
Transição
A administradora que sai entrega documentos, saldos, contratos, dados dos funcionários e a lista de inadimplência. A que entra confere tudo antes de assinar o recebimento.
Etapa 5 de 5
Primeiro mês
Saem os primeiros boletos pela nova administradora, chega a primeira prestação de contas e se resolve o que ficou pendente.
O prédio é o mesmo. Muda quem cuida dele.
Os moradores, os funcionários e a rotina do condomínio continuam. O que troca é a equipe que responde por cada setor, do atendimento à assembleia. Pedir uma proposta à SIVICO
O aviso prévio do contrato atual
O prazo de aviso vem do contrato com a administradora atual. Costuma ficar entre 30 e 90 dias. Alguns contratos também têm prazo mínimo de permanência ou multa por saída antecipada.
- Leia o contrato antes da assembleia e leve a data de saída já calculada.
- Mande o aviso por escrito, com comprovante de recebimento.
- Combine no próprio aviso a data de entrega dos documentos e dos saldos. Deixar isso para o último dia é o erro que mais custa.
Erros comuns
- Avisar antes de aprovar. Rescindir sem a decisão que a convenção pede abre espaço para contestação.
- Não definir quem emite o boleto do mês da troca. O morador recebe dois boletos, ou paga na conta antiga.
- Receber tudo sem conferir. Assinar o recebimento de uma caixa de papéis sem olhar saldo, inadimplência e folha é descobrir o problema meses depois, quando fica mais difícil cobrar de quem saiu.
- Esquecer os acessos. Senhas do banco, certificado digital, sistemas da prefeitura e o eSocial. Sem eles, o primeiro mês trava.
- Não avisar os moradores. Um comunicado curto evita boato: o que muda, a partir de quando e quem atende agora.
Sem fidelidade: fica quem quer
A SIVICO trabalha sem fidelidade, e isso vale para os dois lados: é simples chegar e é simples sair. Na saída, vale [aviso prévio e condições de saída do contrato SIVICO: confirmar]. Na chegada, [o que a SIVICO faz por quem está trocando, como preparar o edital e o aviso: confirmar].
Na hora da entrega, use a lista completa: o que a nova administradora precisa receber da antiga.
