O que a nova administradora precisa receber da antiga

Use esta lista na reunião de entrega, na tela ou impressa. Cada bloco diz o que pedir e o que conferir. Marque o que já recebeu e conferiu.

Uma regra vale para tudo: receber não é conferir. Peça a entrega com um termo que liste cada item e só assine depois de olhar o conteúdo. O que faltar vai escrito no termo, com prazo.

Documentos do condomínio

• Convenção e regimento interno, com as alterações Conferir: se é a versão registrada e se as mudanças aprovadas depois estão juntas.
• Livro de atas e atas das assembleias Conferir: se as atas dos últimos anos estão completas, com listas de presença e procurações.
• Ata da eleição do síndico em exercício Conferir: nome e data de fim do mandato. É o documento que o banco costuma pedir.
• Cadastro das unidades Conferir: proprietários, inquilinos e contatos, e se o total bate com o número de unidades.

Financeiro

• Extratos de todas as contas até o dia da troca Conferir: se o saldo final do extrato bate com o saldo do último balancete.
• Aplicações e fundo de reserva Conferir: onde está cada valor e em nome de quem. Se o dinheiro estiver numa conta da administradora, e não no CNPJ do condomínio, a transferência precisa ser feita e conferida.
• Balancetes do período, com os comprovantes Conferir: se as contas foram aprovadas e se cada lançamento tem comprovante.
• Contas a pagar e pagamentos agendados Conferir: o que vence nos próximos dois meses e quem vai pagar cada conta.
• Boletos já emitidos e previsão orçamentária em vigor Conferir: quais boletos do mês da troca já saíram e em que conta eles caem.

Inadimplência

• Lista de devedores por unidade Conferir: meses e valores, e se a soma bate com o valor a receber do balancete.
• Acordos em andamento Conferir: termos assinados, parcelas pagas e parcelas a vencer.
• Cobranças e processos judiciais Conferir: escritório ou advogado responsável, número de cada processo e em que fase ele está.

Funcionários

Vale para quem trabalha registrado pelo condomínio. Equipe terceirizada entra em contratos, logo abaixo.

• Registros, contratos de trabalho e controle de ponto Conferir: se todos que trabalham no prédio estão registrados.
• Folha de pagamento e recibos dos últimos meses Conferir: salários, horas extras e benefícios, como vale-transporte e alimentação.
• Férias de cada funcionário Conferir: quem tem férias vencidas ou perto de vencer.
• Guias de FGTS, INSS e demais encargos Conferir: comprovantes de pagamento e se há algo em atraso.
• eSocial Conferir: acesso transferido e nenhum envio pendente.
• Exames ocupacionais Conferir: datas dos últimos exames e dos próximos periódicos.

Contratos e seguros

• Contratos de serviço Elevadores, limpeza, portaria, jardinagem, dedetização e manutenções. Conferir: vigência, valor, reajuste e prazo de aviso de cada um.
• Apólice do seguro do prédio Conferir: vigência e coberturas. O seguro da edificação é obrigatório pelo Código Civil, artigo 1.346.
• Contas de consumo Energia, água e gás. Conferir: se estão em nome do condomínio e sem débito.

Obrigações e vistorias

• Atestado do Corpo de Bombeiros Conferir: a data de vencimento. A validade está no próprio atestado.
• Laudos técnicos Para-raios, instalações elétricas e de gás, elevadores. Conferir: datas e pendências apontadas.
• Manutenções periódicas Extintores, caixa d’água, bombas, portões. Conferir: data da última e da próxima.
• Reformas em andamento nas unidades Conferir: os planos de reforma recebidos e o que foi autorizado, como pede a NBR 16.280.
• Certidões negativas do condomínio Conferir: se não há débito com a Receita, com o FGTS ou na Justiça do Trabalho.

Acessos

• Bancos Conferir: quem pode movimentar cada conta. A administradora que sai deixa de ter acesso.
• Certificado digital do condomínio Conferir: com quem fica e quando vence.
• Senhas de sistemas Prefeitura, contas de consumo, portaria. Conferir: senhas trocadas depois da entrega.
• Chaves, controles e cartões de acesso Conferir: tudo o que ficava com a administradora antiga, contado e devolvido.
• Cadastros com o contato antigo Fornecedores, bancos, prefeitura. Conferir: telefone e e-mail atualizados para a nova administradora.

Lista de conferência da Biblioteca do síndico (SIVICO, sivico.com.br)

Como a SIVICO conduz a transição

Quando o condomínio chega, a SIVICO recebe e confere documentos, saldos, contratos, funcionários e inadimplência, e cadastra as unidades. [processo da SIVICO: confirmar]

Prazo da transição: [confirmar].

Ainda no começo da troca? Veja como trocar de administradora sem dor de cabeça: quem decide, a ordem das etapas e o aviso prévio.